Regulamin Komitetu Monitorującego RPO WP
2013-04-12 15:02:24

 

Załącznik do uchwały Nr 64/XIX/13
Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny
Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013
z dnia 21 marca 2013r.



Regulamin
Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013

 


§ 1.
Postanowienia ogólne


1.    Regulamin został przyjęty na posiedzeniu Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013 w dniu 3 stycznia 2008 roku.

 

§ 2.
Powołanie Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013 i jego kadencja



1.    Komitet Monitorujący Regionalny Program Operacyjny Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013 zwany dalej „Komitetem”, został powołany w drodze uchwały nr 75/1216/07 Zarządu Województwa Podkarpackiego z dnia 20 listopada 2007r. w sprawie powołania Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013 z późn. zm. zwanej dalej „Uchwałą”.
2.    Komitet jest powoływany na okres realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013.
3.    Okres działania Komitetu może być przedłużony, jeżeli okaże się to niezbędne dla zakończenia powierzonych mu zadań.


§ 3.
Skład i zasady uczestnictwa w pracach Komitetu



1.    Skład Komitetu oraz przedstawicieli instytucji uprawnionych do uczestnictwa w posiedzeniach Komitetu określa Uchwała.
2.    Członka Komitetu i jego zastępcę wyznaczają władze podmiotu, który jest reprezentowany w Komitecie zgodnie z procedurą wyboru członków Komitetu.
3.    Członkowie Komitetu uczestniczą w jego pracach osobiście.
4.    W przypadku braku możliwości wzięcia przez członka Komitetu osobistego udziału w posiedzeniu Komitetu uczestniczy jego stały zastępca. Członek Komitetu ma obowiązek powiadomienia Sekretariatu Komitetu o swojej nieobecności oraz przekazania wszystkich dokumentów związanych z posiedzeniem swojemu stałemu zastępcy.
5.    W przypadku niewskazania przez podmiot reprezentowany w Komitecie stałego zastępcy, w posiedzeniu może uczestniczyć osoba, której podmiot ten udzielił pełnomocnictwa w tym zakresie. Członek Komitetu ma obowiązek powiadomienia Sekretariatu Komitetu o swojej nieobecności oraz przekazania wszystkich dokumentów związanych z posiedzeniem swojemu pełnomocnikowi.
6.    Odwołanie lub powołanie członka Komitetu i jego zastępcy następuje uchwałą Zarządu Województwa Podkarpackiego.
7.    W przypadku wygaśnięcia członkostwa w Komitecie uprawniony podmiot informuje niezwłocznie przewodniczącego Komitetu. Uprawniony podmiot wskazuje przedstawiciela i jego zastępcę.
8.    W przypadku dwóch następujących po sobie nieusprawiedliwionych nieobecności członka Komitetu Przewodniczący może wystąpić do podmiotu delegującego członka Komitetu o jego odwołanie i wyznaczenie nowego przedstawiciela i jego zastępcy do prac w Komitecie.
9.    W przypadku, gdy frekwencja członka Komitetu w posiedzeniach Komitetu, w danym roku kalendarzowym jest niższa niż 50%, a posiedzeń Komitetu było więcej niż dwa, Przewodniczący bez rozpatrywania przyczyn nieobecności może wystąpić z wnioskiem o skreślenie ze składu Komitetu członka Komitetu oraz podmiotu, który był przez niego reprezentowany.
10.    Komitet obraduje w obecności Przewodniczącego lub jednego z jego Zastępców oraz co najmniej połowy członków Komitetu, upoważnionych do głosowania.


§ 4.
Zadania


1.    Zadania Komitetu określa Uchwała.
2.    Komitet podejmuje decyzje w sprawie przyjęcia regulaminu Komitetu oraz innych spraw dotyczących działalności Komitetu. Regulamin Komitetu oraz jego zmiany przyjmuje się w formie uchwały, w obecności co najmniej połowy jego członków, zwykłą większością głosów.
3.    Do zadań Przewodniczącego Komitetu należy:
a.    przewodniczenie posiedzeniom Komitetu;
b.    przygotowanie regulaminu pracy Komitetu;
c.    wyznaczanie terminów, miejsca i porządku spotkań Komitetu;
d.    zawiadamianie, za pośrednictwem Sekretariatu, członków Komitetu o miejscu i terminie posiedzeń;
e.    zapraszanie ekspertów, przedstawicieli innych instytucji, grup społecznych i zawodowych;
f.    podpisywanie uchwał Komitetu i protokołów z jego posiedzeń;
g.    zlecanie za pośrednictwem Sekretariatu Komitetu wykonania ekspertyz niezbędnych do realizacji zadań Komitetu.
4.    W czasie nieobecności Przewodniczącego na posiedzeniu Komitetu zadania, o których mowa w pkt 3 lit. a oraz pkt 3 lit.  f wykonuje  jeden z jego Zastępców.


§ 5.
Sposób podejmowania decyzji


1.    Kworum w obradach Komitetu jest zapewnione, gdy w posiedzeniu Komitetu uczestniczy co najmniej połowa członków, uprawnionych do głosowania oraz Przewodniczący lub jeden z jego Zastępców.
2.    Na pisemne zaproszenie Przewodniczącego lub na wniosek, co najmniej 1/3 członków Komitetu w pracach Komitetu mogą uczestniczyć eksperci. Eksperci mogą być powołani na stałe lub doraźnie. Osoby te uczestniczą w posiedzeniu Komitetu w charakterze obserwatorów bez prawa głosu przy podejmowaniu uchwał.
3.    Komitet podejmuje decyzje w formie uchwały, zwykłą większością głosów członków obecnych i uprawnionych do głosowania.
4.    Dyskusje oraz uchwały podejmowane na forum Komitetu są zgodne z przyjętym porządkiem obrad.
5.    Kwestie zgłaszane przez Instytucję Zarządzającą Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego poddawane są dyskusji w pierwszej kolejności, o ile Przewodniczący Komitetu lub członkowie Komitetu nie postanowią inaczej.
6.    Każdy projekt uchwały Komitetu jest przedmiotem debaty. Przewodniczący proponuje przyjęcie projektu uchwały jednomyślnie.
7.    Za przyjętą uważa się uchwałę, która uzyska większość głosów. Przy liczeniu nie uwzględnia się głosów osób wstrzymujących się. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos Przewodniczącego Komitetu.
8.    Jeśli projekt uchwały nie uzyska wymaganej liczby głosów, zostaje on odrzucony lub odesłany do rozpatrzenia w terminie późniejszym, nie później jednak niż na kolejnym posiedzeniu Komitetu.
9.    Podczas debaty Przewodniczący oraz członkowie Komitetu mogą zgłaszać poprawki do projektu uchwały.
10.    Na wniosek Przewodniczącego lub co najmniej 1/3 członków Komitetu, Komitet może podjąć uchwałę o zmianie niniejszego regulaminu.


§ 6.
Procedury pisemne



1.    W nagłych przypadkach, z inicjatywy członków Komitetu lub jego Przewodniczącego, Komitet może podejmować decyzje w trybie udzielenia pisemnej akceptacji, bez konieczności zwoływania posiedzenia członków Komitetu.
2.    Tryb pisemnego udzielenia akceptacji może być stosowany w przypadku ponownego przesyłania propozycji do uzgodnień.
3.    Przewodniczący Komitetu przesyła pisemny projekt uchwały do wszystkich członków Komitetu i ustala ostateczną datę na przesłanie pisemnej opinii. Okres przewidziany na przesłanie odpowiedzi nie może być krótszy niż 10 dni kalendarzowych od daty doręczenia projektu uchwały. Przesłana propozycja jest uznawana za zaakceptowaną, jeśli żaden z członków Komitetu nie prześle, w przewidzianym terminie, pisemnych zastrzeżeń do otrzymanej propozycji.
4.    W przypadku zastrzeżeń lub uwag do otrzymanej propozycji, przedstawionych w formie pisemnej w wymaganym terminie, projekt uchwały musi zostać ponownie przesłany członkom Komitetu do uzgodnień.
5.    Członkowie Komitetu mogą w terminie przewidzianym na zgłaszanie uwag wycofać przesłane zastrzeżenia. Jeżeli wszystkie otrzymane zastrzeżenia zostaną wycofane projekt uchwały uważa się za przyjęty.
6.    W trybie udzielania pisemnej akceptacji nie mogą być rozpatrywane sprawozdania z realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego, zmiany alokacji oraz przesunięcia środków w Regionalnym Programie Operacyjnym Województwa Podkarpackiego.


§ 7.
Obsługa Komitetu


1.    Obsługę organizacyjną i techniczną prac Komitetu zapewnia Sekretariat znajdujący się w Oddziale monitoringu i ewaluacji w Departamencie Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podkarpackiego.
2.    Do zadań Sekretariatu należy:
a)    opracowywanie rocznych planów pracy Komitetu i porządków posiedzeń;
b)    zawiadamianie członków, przedstawiciela Komisji Europejskiej, Europejskiego Banku Inwestycyjnego, Europejskiego Funduszu Inwestycyjnego oraz obserwatorów o miejscu i terminie posiedzeń;
c)    koordynacja przygotowania oraz dostarczenie materiałów i projektów dokumentów przeznaczonych do rozpatrzenia, oceny lub zatwierdzenia przez Komitet, w szczególności projektów uchwał;
d)    sporządzanie protokołów z posiedzeń;
e)    gromadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z posiedzeniami Komitetu, w szczególności uchwał i protokołów z posiedzeń;
f)    przygotowywanie i obsługa posiedzeń Komitetu;
g)    zapewnienie tłumaczenia materiałów i dokumentów na potrzeby Komitetu;
h)    zlecanie wykonania dodatkowych analiz, ekspertyz niezbędnych do realizacji zadań Komitetu;
i)    wykonywanie innych zadań zleconych przez Komitet lub Przewodniczącego  Komitetu;
j)    opracowanie propozycji budżetu na obsługę prac Komitetu;
k)    formułowanie i przedkładanie wniosków o finansowanie z pomocy technicznej kosztów związanych z działalnością Komitetu.
3.    Sekretariat jest odpowiedzialny za terminowe informowanie odpowiednich partnerów o decyzjach podejmowanych przez Komitet.


§ 8.
Podkomitety monitorujące


1.    W ramach Komitetu na wniosek przewodniczącego lub co najmniej 1/3 członków Komitetu mogą być powołane Podkomitety Monitorujące zwane dalej „Podkomitetami”.
2.    Członkami Podkomitetów mogą być członkowie Komitetu, którzy wyrazili zgodę na udział w Podkomitecie i zostali wybrani przez Komitet.
3.    Przewodniczący Podkomitetów, w uzasadnionych przypadkach mogą zapraszać do udziału w pracach Podkomitetów inne osoby, w tym ekspertów z głosem doradczym.
4.    Szczegółowy skład, zadania, zakres i tryb pracy poszczególnych Podkomitetów określi Komitet w drodze uchwały. Skład Podkomitetu zostaje ustalony z zachowaniem zasady partnerstwa.
5.    Na wniosek Przewodniczącego Podkomitetu koszty prowadzenia bieżących działań Podkomitetu będą refundowane ze środków pomocy technicznej.
6.    Przewodniczący Podkomitetu, za zgodą Przewodniczącego Komitetu, może wyznaczyć do pełnienia funkcji Sekretariatu Podkomitetu inną instytucję reprezentowaną w Podkomitecie.


§ 9.
Grupy i zespoły robocze


1.    Komitet może powoływać specjalne grupy i zespoły robocze.
2.    Członkowie grup i zespołów roboczych, mogą być powoływani spoza grona członków Komitetu.
3.    Szczegółowy skład osobowy i liczbę członków oraz tryb pracy poszczególnych grup i zespołów roboczych ustala Komitet.
4.    Grupy i zespoły robocze są powoływane z inicjatywy Przewodniczącego lub członków Komitetu.

 


§ 10.
Posiedzenia Komitetu


1.    Komitet zbiera się nie rzadziej niż raz na pół roku z inicjatywy Przewodniczącego Komitetu.
2.    Na pisemny wniosek co najmniej jednej trzeciej członków Komitetu mogą być zwoływane posiedzenia dodatkowe.
3.    W razie nieobecności Przewodniczącego Komitetu, posiedzeniom przewodniczy  jeden z jego Zastępców.
4.    Zawiadomienia o dacie i miejscu planowanego posiedzenia Komitetu oraz projekt porządku obrad rozsyłane są pocztą oraz drogą elektroniczną, zaś dokumenty dotyczące posiedzenia rozsyłane są wyłącznie drogą elektroniczną przez Sekretariat do członków Komitetu najpóźniej na 10 dni roboczych przed terminem posiedzenia
5.    Członkowie i ich zastępcy lub pełnomocnicy zobowiązani są nie rozpowszechniać treści dokumentów, które są przedmiotem obrad, do czasu podjęcia przez Komitet decyzji w ich sprawie. Zastrzeżenie to nie dotyczy procedur wewnętrznych podmiotów delegujących członków i zastępców Komitetu.
6.    Każde posiedzenie jest rejestrowane za pomocą urządzenia do rejestracji dźwięku. Nagrania z posiedzeń udostępniane są członkom Komitetu przez Sekretariat na ich wniosek. Nagrania są kasowane po upływie 14 dni po przyjęciu protokołu z posiedzenia Komitetu.
7.    W uzasadnionych przypadkach Przewodniczący może zwołać posiedzenie Komitetu i przesłać materiały do rozpatrzenia bez konieczności zachowania terminów wskazanych w pkt. 4.


§ 11.
Porządek obrad Komitetu


1.    Zawiadomienie o posiedzeniu Komitetu powinno zawierać w swej treści, bądź w formie załącznika, proponowany porządek obrad.
2.    Członek Komitetu lub jego zastępca, pełnomocnik może zgłosić do porządku obrad dodatkowy punkt, najpóźniej na 3 dni kalendarzowe przed dniem posiedzenia. Sprawy te mogą być rozpatrywane na posiedzeniu Komitetu za uprzednią zgodą przewodniczącego Komitetu oraz po zatwierdzeniu przez Komitet.
3.    Przewodniczący Komitetu może, na początku każdego posiedzenia, wprowadzić pod obrady sprawy, które nie znajdują się w porządku.
4.    Porządek obrad musi zostać zatwierdzony przez Komitet na początku każdego posiedzenia.
5.    Członkowie Komitetu lub ich zastępcy, pełnomocnicy mogą zgłaszać swoje propozycje porządku obrad na kolejne posiedzenie Komitetu.

 


§ 12.
Protokoły


1.    Z każdego posiedzenia Komitetu sporządzany jest protokół. Projekt protokołu rozsyłany jest, w celu uzgodnienia, do wszystkich członków Komitetu w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia posiedzenia.
2.    Członkowie Komitetu uczestniczący w posiedzeniu Komitetu, mogą zgłaszać uwagi do projektu protokołu w terminie 7 dni kalendarzowych od daty jego doręczenia. Brak uwag oznacza przyjęcie protokołu.
3.    W przypadku uwag Przewodniczący decyduje o wprowadzeniu ewentualnych poprawek. Poprawiony projekt protokołu jest ponownie rozsyłany do członków Komitetu. Jeżeli w terminie 7 dni kalendarzowych od daty doręczenia do aktualnej wersji projektu protokołu nie zostaną zgłoszone zastrzeżenia do poprawek wniesionych do protokołu, Przewodniczący Komitetu akceptuje protokół swoim podpisem.
4.    Uzgodniona wersja protokołu jest przyjmowana przez Komitet na najbliższym posiedzeniu w obecności co najmniej połowy jego członków, zwykłą większością głosów.
5.    Protokoły, które uzyskały akceptację Przewodniczącego oraz zostały zaakceptowane przez członków Komitetu są podawane do wiadomości za pośrednictwem strony internetowej Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013 www.wrota.podkarpackie.pl .


§ 13.
Honoraria i wynagradzanie członków Komitetu


1. Uczestnictwo w pracach Komitetu ma charakter społeczny i za udział w nich nie przysługują honoraria i wynagrodzenie.
 2. Członkowie Komitetu (ich zastępcy) zamieszkali poza miejscem obrad Komitetu mogą uzyskać refundację kosztów przejazdu publicznymi środkami komunikacji, kosztów przejazdu niepublicznymi środkami komunikacji do wysokości kosztów przejazdu publicznymi środkami na danym odcinku. Refundacja nie przysługuje członkom Komitetu bez prawa głosu.


§ 14.
Postanowienia końcowe


Regulamin wchodzi w życie z dniem podjęcia uchwały.


§ 15.
Korespondencja


Pisma i inne materiały skierowane do Komitetu powinny być przesyłane na adres:
Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego
Departament Rozwoju Regionalnego
al. Ł. Cieplińskiego 4
35-010 Rzeszów
Tel. (17) 747 64 66
fax (17) 747 64 27
e-mail drr@podkarpackie.pl


 

Opracował: Kasper Bosek, k.bosek@podkarpackie.pl

Projekt finansowany ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007 – 2013